以下列出幾個案例，你會發現許多案例管委有沒有親自去深入瞭解，花費竟能到十倍以上甚至完全省下來的差距。
電梯的載重測試
剛接主委時，有天一早總幹事打電話給我，跟我說電梯被抽檢做負重測試，電梯廠商跟我們報價一萬元( 9台電梯 )，說是搬機具來測量的費用，要我允許通過才能做。 對於這突如其來的詢問，還真不知道怎麼決定。後來打電話問縣政府相關單位，發現其實是可以找住戶來坐滿測重，我們那次就這樣省了一萬元。
但說真的，載重測試嚴格考量萬一電梯真的有問題的話，應該是用法碼來測比較妥當，如果這個載重測試是對保養廠商的保養稽核，以我們每月都付快三萬給電梯廠商，合約中包含電梯使用執照申請服務，這樣的載重測試要求社區另外自付一萬元，從住戶的角度總覺得不合理，因為這是否表示執照申請根本不管載重是否會有問題，就發使用執照了？廠商自己不需要確定他的保養是否有達到標準嗎？
深夜的安全與省電問題
我們這屆接棒時，社區考量節省能源，固定 12:00 過後將庭院的電燈關掉。但後來還是有夜歸的人建議要開燈以策安全。委員會接獲建議後，考慮是否可以只開少一點能維護安全的燈來因應。 為此，總幹事馬上去問廠商是否能分開控制不同的燈或有不同的開燈區，廠商就說地上鋪線已經老舊，且當初沒有分區開燈的控制，必須重新拉線，費用很高。
我們在委員會中立案討論， 在會議中，有位原本一直說自己學歷不高，什麼都不懂，不用參加委員會的阿姨提出一個意見，說我們庭園的燈每一桿都有兩盞燈， 如果把其中一盞的電燈泡拿掉，是不是就可以晚上只開一半的燈。 我們發覺這真的是個好方法，還好這位阿姨有參加我們的委員會。 ( 由這件事覺得真的每個人都不能小看自己。)
廠商建議系統主機更換才能解決問題
總幹事有一天跟我說監控的主機時間都不對，且不知道監視系統的密碼，廠商建議換新的主機。 總幹事把好幾萬的報價單拿來給我。 但這看起來是軟體的問題，後來我們找到社區內熟悉監控系統的住戶，請其幫忙看看，他看一下重新設定就好了。
另一個類似的案例是我們的門禁系統有一天要加入新住戶的感應扣卻無法加入，廠商看過後說他用他的筆電上同樣的門禁軟體加入沒問題，建議我們要換新主機，總幹事也是照本宣科將報價單給委員會看。我們很明白這又是軟體的問題，後來我們有一委員上網查看是否有類似案例，發現原來我們輸入的資料筆數已超過軟體上手動設定的 ID 上限，進去增加上限數量就解決問題了。
所以每次總幹事拿換新主機的報價單來說這樣才能解決問題，請親自下去了解到底要解決什麼問題，且找社區內的專家來幫忙。
換廠商的代價
我們的委員會每滿一年就會更換。 在我參與的另一屆委員會的前一屆，我們的後門柵欄壞好久都沒修，問題在於那屆所接觸的廠商告訴他們必須要重新拉線，且要換相關主機來解決這個問題，並提議為了要讓門禁方便，可以再考慮運用 etag 的停車系統，工程浩大，所以要等區權會投票才能決定是否要做這個工程。 在偏向讓這工程過關的投票寫法下，大多數住戶因為柵欄門禁壞太久了，都同意可以施行。我們這屆接了，親自去瞭解柵欄故障的歷史，並找出以前處理這個系統的廠商，總幹事怎樣三催四請都說找不到這廠商來處理，後來由委員親自打電話去溝通，馬上就來處理，老廠商說是跟柵欄連線的數秒感應器(在車子走過感應器前此感應器會開始倒數讀秒，避免柵欄太快下來打到車子) 其中一個壞掉，剪掉這個壞掉感應器的串連，就解決問題了。 之前一屆的委員會由於沒空親自了解，由總幹事的描述做決策，所以總幹事找哪個廠商，就只有那個廠商提議的解決方案。 至於為何這廠商的方案如此大費周章？因為他們真的不知道原來這些門禁的線怎麼接的，所以需要全部打掉重煉，當然，也趁機將整個系統後續的維護接收下來，藉此賣更多東西給社區。找對廠商找錯廠商，可以由 1000 元不到變成好幾萬的花費。
收入的對帳
除了社區的有憑證支出和固定支出，管委會對於社區的收入也要仔細核對。除了固定每季或每半年收的管理費外，通常還會有其他收入，如銀行利息、垃圾回收商的回饋金、暫時停車費、辦證費用、公共場所或外牆租金、廣告收入等，管委會交接時最好將這些資訊列出，以利下一屆查核。 此外，管理費收款期通常會跨月，而管委會每次對帳都只看到當月的資訊，建議要將每期的帳都照相/掃描留底放到管委會專用的雲端分享硬碟( 如 Google Drive ), 以備在管理費收齊那個月，回頭加總前幾個月的管理費用，確認是否收到應該收足的管理費金額。 我們曾發現好久以前的帳，竟然有多次收管理費的那三個月收款總合與那期應收管理費數字不同，有時多有時少，但因為年代久遠，以前執掌的總幹事也都找不到了，資料零碎也無從查起，只能從我們那屆開始好好對帳。
對帳時，務必要確認財報的每一筆都有根據，且數字和銀行帳本上的每筆數目完全符合，財報上的每個月的收入支出總結必須和銀行帳本的當月金額變化一樣。
固定監視器與門禁刷卡機維護月費
這個固定費用在許多社區是沒有的，我們社區十幾年來其實也沒有這個固定月費，但有一屆開始實行。以每月付幾千元來說，一整年下來比以往壞掉才叫修多很多費用，且這種維護基本上是拿舊機來裝上讓系統運作即可，不像單獨叫修可以直接壞掉換新機(一台新機其實比每個月的保養費低很多)。從以前沒合約時多年的財務報表看到的紀錄，叫修率並不高，目前計算有合約後，已付的維護費是實際有叫修應付的費用的兩倍。可是因為已經有這種的合約，有的人會覺得不好停掉，這樣比較有保險，就會造成這一類型的合約無意義的成為保心安的流水開銷。
社區規約對主委簽合約的限制
這是第二次加入委員會遇到的案例，前任主委簽了一張為期五年，規定怎樣都不可以解約，如果解約將必須負擔每月金額百倍以上的罰款合約。 但廠商在一年來的問題解決能力受到委員會的質疑，且裡面陳述的服務已完全不符合社區的需要。委員會跟廠商說希望年底就解約，但卻因此引發廠商用合約上的條款威脅要告上法院的問題。
所以社區規約請加入主委簽約的限制，如需要相關委員的簽名背書，不可簽超過多少年的合約，或簽超出1年合約需要經過什麼程序，如監委、財委也要簽過, 或需合作的法律人看過背書。 不能有社區絕對不能解約或解約將有多少罰金的條款，寫明社區可以檢驗廠商的條件以及能解約的彈性條款。 不然社區會被廠商綁架，還有可能造成法律糾紛。 被綁架要每個月付錢給不需要的廠商或法律糾紛需要的費用，對社區都是很大的損失。
三節獎金
如果委員會裡的人都是第一次當，很有可能三節獎金的數目由總幹事在最近的會議中臨時提出，委員們因為事先沒想到，看到總幹事攤出來的獎金數字，常常不好意思修改。 所以主委最好在三節最近的會議前，先跟委員們私下討論訂出相關人員的三節獎金發放金額，以節省不必要的開銷。
不知你對於以上案例有什麼建議，或有其他事例想分享給大家參考? 歡迎在下面留言喔 !
沒有留言:
張貼留言