Project Portfolio Management-Increase Your Capacity and Finish More Projects讀書報告

曾有位朋友跟我說他們公司有太多緊急事件要處理, 且每個人都要做很多專案, 排程幾乎只是參考用, 大家也不可能有空來寫issue, 做追蹤, 所以任何專案管理啦, 協同作業工具都很難派上用場. 我很納悶這樣的問題要如何解決....

最近剛好看到這本書Project Portfolio Management-Increase Your Capacity and Finish More Projects, 書中特別指出, 如果沒有做Project Portfolio Management, 將會不斷有Emergency出現, 這樣會降低整個portfolio的管理容易度, 造成不斷搶人的狀況, 將團隊成員完成專案的效率降低, 也降低完成專案的數量. 這跟朋友說的狀況很類似.
這幾天剛把這本書看完, 覺得這本書寫得太好了, 以下簡要整理, 希望對在類似工作環境的人有所幫助.

如果您的公司還沒有開始做公司等級的Project Portfolio Management(PPM)

也許可以跟公司建議試試看吧?

• 對工程師的好處: 當主管不斷壓工作下來時, 很有理由說現在什麼工作最重要, 或請找PPM核心主管討論吧.
• 對專案經理的好處: 不用和其他的專案經理搶人力, 到處求工程師幫你做, 因為先後順序已經排好了
• 對公司上層的好處: 大家全力做對公司獲利與未來遠景最有利的專案, 不會浪費公司資源

實行小建議

• 專案要排序, 且要決定哪些專案要commit, kill, transform, 或暫存待執行
• 如無法準確預估專案獲利與風險, 以Scrum分段deliver 部分user stories(requirements)的方式來試run, 預估velocity, 幫助forecast, 同時觀察可行性
• 越高風險但卻是高獲利的案子越需要小規模試run
• 專案資訊越透明完整, 越好做PPM
• 至少一季做一次Project Portfolio Review
• 以公司整體利益為指導原則做PPM決策
• 需檢查公司的bonus或薪資政策是否配合,如果專案經理的performance是比賽同時間內完成的專案數量, 那.....

Project Portfolio Review是PPM的重頭戲

Project Portfolio Review目的: 決定專案先後順序, 妥善安排資源, 全力完成對公司最有利的專案s.

Review參與者: 高層, 專案經理, 部門經理.

Review時間: 最好不要超過3個月, 當release時間需要修改時,當重要客戶需要新功能或產品時, 當知道競爭對手將有新產品上市時, 當技術更新時, 當產品可以部分完成時, 當資訊足夠到計畫下一版時, 當有錢有人來做新專案時.

Review需要的資料: 每個專案的內容, 相關客戶, brundown chart/velocity chart,階段可demo產品或version完成工作單, 風險與障礙, 人力分配

Review應問的問題:
排序的準則? （要配合公司目標, 策略, 願景, 獲利)
對於每個專案在每次review的時候都要問是否仍與整體策略相符, 值得繼續做下去?
從上次review到這次review之間, 到底完成了哪些? 進度如何? 完成速度怎樣?
專案進行是否有遇到什麼困難?

專案排序的方法

計分: 可考慮的項目如
Qualitative: Alternative有替代方案? Effect完成後的影響? Success Picture專案成功的樣子?
Quantitative:獲利? 市場拓展? 既有客戶再消費? 降低成本? 增加公司競爭力?

比較法: Single-Elimination Tournament單淘汰制, Double-Elimination Tournament雙敗淘汰制
p.s. 作者建議不要用ROI來排序, 因為ROI通常試算不準的

專案排序完後一定要公開讓全公司的人知道, 做為大家工作的先後順序標準

更詳細的資料請買本
Project Portfoilio Management-Increase Your Capacity and FInish More Projects