2010年4月16日

Project Portfolio Management-Increase Your Capacity and Finish More Projects讀書報告

曾有位朋友跟我說他們公司有太多緊急事件要處理, 且每個人都要做很多專案, 排程幾乎只是參考用, 大家也不可能有空來寫issue, 做追蹤, 所以任何專案管理啦, 協同作業工具都很難派上用場. 我很納悶這樣的問題要如何解決....

最近剛好看到這本書Project Portfolio Management-Increase Your Capacity and Finish More Projects, 書中特別指出, 如果沒有做Project Portfolio Management, 將會不斷有Emergency出現, 這樣會降低整個portfolio的管理容易度, 造成不斷搶人的狀況, 將團隊成員完成專案的效率降低, 也降低完成專案的數量. 這跟朋友說的狀況很類似.
這幾天剛把這本書看完, 覺得這本書寫得太好了, 以下簡要整理, 希望對在類似工作環境的人有所幫助.

如果您的公司還沒有開始做公司等級的Project Portfolio Management(PPM)
也許可以跟公司建議試試看吧?

  • 對工程師的好處: 當主管不斷壓工作下來時, 很有理由說現在什麼工作最重要, 或請找PPM核心主管討論吧.
  • 對專案經理的好處: 不用和其他的專案經理搶人力, 到處求工程師幫你做, 因為先後順序已經排好了
  • 對公司上層的好處: 大家全力做對公司獲利與未來遠景最有利的專案, 不會浪費公司資源

實行小建議
  • 專案要排序, 且要決定哪些專案要commit, kill, transform, 或暫存待執行
  • 如無法準確預估專案獲利與風險, 以Scrum分段deliver 部分user stories(requirements)的方式來試run, 預估velocity, 幫助forecast, 同時觀察可行性
  • 越高風險但卻是高獲利的案子越需要小規模試run
  • 專案資訊越透明完整, 越好做PPM
  • 至少一季做一次Project Portfolio Review
  • 以公司整體利益為指導原則做PPM決策
  • 需檢查公司的bonus或薪資政策是否配合,如果專案經理的performance是比賽同時間內完成的專案數量, 那.....

Project Portfolio Review是PPM的重頭戲

Project Portfolio Review目的: 決定專案先後順序, 妥善安排資源, 全力完成對公司最有利的專案s.

Review參與者:
高層, 專案經理, 部門經理.

Review時間:
最好不要超過3個月, 當release時間需要修改時,當重要客戶需要新功能或產品時, 當知道競爭對手將有新產品上市時, 當技術更新時, 當產品可以部分完成時, 當資訊足夠到計畫下一版時, 當有錢有人來做新專案時.

Review需要的資料:
每個專案的內容, 相關客戶, brundown chart/velocity chart,階段可demo產品或version完成工作單, 風險與障礙, 人力分配

Review應問的問題:
排序的準則? (要配合公司目標, 策略, 願景, 獲利)
對於每個專案在每次review的時候都要問是否仍與整體策略相符, 值得繼續做下去?
從上次review到這次review之間, 到底完成了哪些? 進度如何? 完成速度怎樣?
專案進行是否有遇到什麼困難?

專案排序的方法

計分:
可考慮的項目如
Qualitative: Alternative有替代方案? Effect完成後的影響? Success Picture專案成功的樣子?
Quantitative:獲利? 市場拓展? 既有客戶再消費? 降低成本? 增加公司競爭力?

比較法:
Single-Elimination Tournament單淘汰制, Double-Elimination Tournament雙敗淘汰制
p.s. 作者建議不要用ROI來排序, 因為ROI通常試算不準的

專案排序完後一定要公開讓全公司的人知道, 做為大家工作的先後順序標準

2010年3月22日

到聖戰奇兵的月牙峽谷和寶藏神廟-佩特拉

前些日子在電視台間轉來轉去時, 剛好看到國家地理頻道介紹約旦古蹟佩特拉( Petra ). 才發現原來今年二月去看過的佩特拉( Petra )走道兩旁的無水溝痕是羅馬時代約西元前二世紀時最偉大的水利工程, Nabataeans納巴特王國盛世在沙漠中創造的城市奇蹟. 真可惜在去Petra前沒有看到這部影片, 而我們的導遊也只邊走邊告訴我們兩旁的凹槽與上方的一些凹槽是運水的, 但我們並沒有意識到要在沙漠中運水, 有太陽曬乾與風沙太大的問題, 且以當時的技術, 能用什麼材質來運水呢? 看了影片才知道說原來Nabataeans運用封閉銜接的陶管避免風沙與太陽晒的問題, 並一路於山壁將水管以特殊角度運送, 使水不論多少都會以2/3滿的運送,避免水壓太大衝破陶管的問題. 如此精妙的水利工程, 才讓此地成為絲路(主要運送spice)的商業中心之一.




以前看Indiana Jones聖戰奇兵中這藏寶的神廟, 覺得鬼斧神工, 很驚奇世界真有這地方!

如果看過聖戰奇兵, 再來遊Petra, 就彷彿走入故事一樣.....Petra的El Kazni卡茲尼神殿(以上背景, 又稱The Treasury)就是Indiana Jones的寶藏所在地, 蛇道(Siq, 請看下面一線天走道的相片)就是片中的月牙峽谷. 





你可以選擇坐馬車到神殿的服務,不過如果走路對你不是個負擔,建議用走的,比較可以慢慢欣賞這裡特別的地形地貌。


Petra的地形很特殊, 一眼望去都是山岩與砂礫. 山岩的顏色多采多姿, 黑、紫、 藍、紅、橘、黃、咖啡..等等....色層千變萬化. 中間有一段走道兩旁的岩壁黑色特別多, 導遊特別說明這是因為此處含鐵特別豐富, 氧化而呈黑色. 有些岩壁看起來像是隨意流動的各種顏色的岩泥瞬間凝固而成, 形成天然的抽象壁畫. 這地方現在看起來到處都是岩石與砂礫, 偶爾有一些特殊的沙漠植物. 






當然觀光區一定有紀念品店, 不過這些小店面都是用木頭隨便搭的, 且非封閉建築, 大致看起來都還不會很突兀. Petra(佩特拉)在1985年被列入聯合國教科文組織的世界遺產名錄, 2005年還跟祕魯的Machu Picchu(馬丘比丘)成為姐妹城市. 可見這地方的古老與神祕, 以及在歷史上的特殊地位. 其實Petra這古蹟是Nabataeans的墳墓, 都在岩石上鑿洞雕刻, 越有錢越有地位的家族鑿刻的墳墓越氣派, 有的就像把希臘羅馬神廟搬過來嵌入岩壁一樣. 鑿這山洞其實也需要一些力學的算計, 如果太寬太大, 有可能整山的岩石就從上面塌下來了. 原本我以為聖戰奇兵的藏寶地點El Kazni神殿是裡面唯一不是墳墓的神殿, 但後來看National Geography的介紹, 才知道原來在El Kazni的地下樓層其實放了貴族的木乃伊, 也是墳墓.






逛Petra古蹟, 你會遇到路邊賣駱駝骨飾品, 銀飾, 和手工雕刻的石頭的當地人. 也會看到賣七彩糖果石的小朋友. 其他除了有名的天然沙畫外, 也看到有人賣特大號的圓形礦石, 說是Wadi Rum來的, 或當地石頭磨成的七彩蛋, 很特別. 我也看到虎眼石Tiger's Eye原礦, 蠻漂亮的, 由於今年是虎年, 買了一個回來送愛原石的老爸.


對了, 小小提醒 : 由於當地一直保持原始的風貌, 所以連山壁上壯觀的皇家墓口都沒有護欄, 爬的時候小心一點.





















❤️ Welcome to join Telegram IS: Idea Sharing