書名：會議革命
作者: 齋藤孝
譯者: 劉瑩慧
出版社:商周出版
讀後感:
最近讀完會議革命, 覺得台灣人跟日本人的開會文化很類似, 在我的職業生涯中不知開過多少忘了”為什麼我們要開這個會的會議”. 以下幾個我觀察到的現象,在看這本書後,發覺我們都犯了這本書說的開會弊病:
- 許多公司多固定說好星期幾是部門會議 , 星期幾是產品檢討會議. 開會那天, 所有開會成員就是讓自己到場進去報告, 也不清楚這次開會要解決什麼問題, 開了大半天或一天,原本要做的事不是加班cover, 要不就延後再做囉.
- 我看過一種會,大家帶自己的notebook進去開會,別人在說時, 自己在下面看自己的東西.
- 還有一種文化, 因為前面的座位多半是大頭的位置,大家一進會議室搶著坐後面一點的位置. 開會的多數時間是大頭在說話, 大家多是在需要自己報告時才發言, 報告有時就像是報流水帳, 把這週做的說一遍, 通常會議多輪為大頭對大家的宣教時間.
- 還有一種會議, 是公司內有些人政治考量, 動不動就把一堆人叫進會議室, 但實際上也沒達成任何決議, 只是提出現在所有產品的問題與客戶的不滿, 找出肇事部門要其負責.
- 開會要討論的事情太多, 不重要的事也討論蠻久的, 到最後最重要的反而沒有怎麼討論到, 草草結束.
- 例行會議會讓大家有”時間到了就去開會”的想法 ,建議應該是有問題需要集合大家在一起面對面討論問題徵結與腦力激盪提案解決時才開會. 有些事可以用打電話, e-mail, 或其他方式讓狀況透明清楚, 獲得解決的話,可採用這些非會議的手段. 所有參與會議者於會前一定要知道開會目的, 要解決哪些事, 要討論的事況最好在開會前先搞清楚, 以免開會時淪為報告會議. 然後,要請大家遵守開會時間,且要在預計時間內完成決議. 開會要從最重要與最容易獲得結論的事討論起,且主席要控制發言避免偏離主題的發言將時間吃掉.
- 開會時有人可以玩自己的notebook真的不如讓這些玩notebook的人回去做他崗位的工作. 建議應設計大家都可以參與的會議,而非報告型的會議. 書中提議很多讓大家投入開會的方法, 如插入異性成員,重排桌椅讓開會氣氛輕鬆, 兩兩討論再各組發表,拿掉發言權重不均的要素,白板記錄開會內容等等.
- 公司會議桌如果太固定,很容易形成大家按職等來坐的文化, 尤其在禮儀學中也有所謂的座位學. 除非主席有刻意安排將職等意識去除的開會方法（如：改變位置), 不然以注重禮儀的社會來說, 以職等來坐是很難避免的事.如果再加上公司的發言重量, 高職等的發言重量是較低職等的數倍,那更會造成大家消極對待開會這事, 大多數人都儘量不發言了. 上面對2狀況的建議,其中的重排桌椅,兩兩討論再各組發表,拿掉發言權重不均的要素等, 也是對3狀況的建議解決方式,此外,書中也提出開會的人要有運動精神,在別人發言時, 用關鍵字做圖像化的記錄, 吸收別人的想法,可以激發更好的解決方案.
- 讓大家知道所有的問題,其實沒有必要一定到開會時間才開始整理. 平常一有問題就可放在公開的問題表中要求問題核心主管指定負責解決者,提出解決方案,並回報解決狀態. 有時可以針對需要討論或一次多方了解的問題開個10分鐘會議, 而不是把一堆人叫來聽訓話,當場要他們馬上在會中將剛聽到的問題提出解決方案.
- 大家開會的態度要抱著不決議不散會且決議後不改變的決心. 且要有何時應結束會議的準備. 在開會前即需針對要討論的事情設定”易獲結論"的主題,且可善用小組討論讓大家的意見都可在短時間內表達. 將討論議題標三色,標出最重要, 普通重要,和有趣的話題. 開會時要從最重要的開始, 如果有些嚴肅過頭了, 插入易獲結論和有趣話題進來,再回到重要性話題來討論,則有機會讓大家開場很充實的會議.
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